Un bot para WhatsApp que recibe los pedidos de tu emprendimiento

Cuando Carolina Reina -estudiante de derecho en sus últimos meses de carrera- se dio cuenta que manejar su carro medio tiempo para una de las plataformas de movilidad ya no sería una opción de ingresos debido a la cuarentena, decidió reinventarse. Tenía claro que, pese al confinamiento, la venta de comida siempre iba a estar activa, así que se asoció con una amiga para hacer entregas de empanadas a domicilio. Jamás se imaginaron lo que vendría.


El emprendimiento, llamado En.Panas, comenzó a darse a conocer por cadenas de mensajes, grupos de chat y redes sociales. A medida que los pedidos fueron aumentando, los mensajes empezaron a inundar sus redes y sus celulares. Entre responderlos, organizar pedidos, programar y hacer entregas, muchos se quedaban sin atender y perdían ventas. En.Panas progresó tanto y tan rápido que Carolina y su socia a duras penas tenían 3 o 4 horas de sueño cada noche. Pasada la medianoche aún se dedicaban a anotar en su cuaderno el balance de los pedidos del día, llevar las cuentas y preparar las entregas del día siguiente.


Mientras en casa de Carolina se cocinaban pedidos, en SEAQ, un desarrollador de soluciones de tecnología, se cocinaban respuestas. Andrés Mujica, fundador de SEAQ, vio cómo los pequeños negocios y microemprendimientos se estaban convirtiendo en la solución de innumerables colombianos creativos en medio del confinamiento, pero entendió rápidamente que, sin la ayuda de la tecnología, muchos podrían estancarse. Por eso cuando desarrolló TuBot.app, su herramienta de e-commerce ágil para pequeños negocios (“sencilla e intuitiva para el emprendedor, pero con toda la potencia y la escalabilidad de la nube de Microsoft” asegura Mujica), decidió buscar a Carolina y le propuso ensayarla.


Andrés estaba decidido a crear una solución que ayudara a los microempresarios a sobrellevar estos tiempos difíciles. Pero necesitaba una aplicación real que le permitiera perfeccionar su desarrollo y que le diera la experiencia para poder ponerlo a punto y luego expandirlo para que se adaptara a todo tipo de clientes y negocios. Carolina necesitaba con urgencia una solución que le permitiera dedicarse al corazón de su negocio y le liberara el tiempo creciente que le tomaba responder a cientos de mensajes y preguntas que le llegaban por las redes, tomar pedidos y hacer cuentas… pasaba horas enteras del día atendiendo su WhatsApp.


“Cuando iniciamos este emprendimiento teníamos una libreta para llevar el inventario, el registro de ventas, los gastos, y en otra los domicilios, todo hecho a mano. Al final del día no sabíamos cuántas empanadas habíamos vendido ni entregado y quedábamos perdidas. Además, el chat que manejábamos era el mío personal, y se volvió imposible porque se mezclaban conversaciones de gente que no conocía, pedidos y mensajes de mi familia. La plataforma de SEAQ nos solucionó esto de inmediato”, dice Carolina. El encuentro con Andrés fue providencial. Juntos perfeccionaron un BOT (un asistente virtual) que hizo mucho más eficiente el proceso de brindar información a los clientes, tomar pedidos y llevar registros, y que Andrés y SEAQ evolucionaron para atender cualquier negocio, en cualquier sector y de cualquier escala.


Juntos, Carolina y Andrés entrenaron a TuBot.app el asistente virtual que contesta automáticamente los mensajes de WhatsApp y de las redes como si fuera la misma dueña. Dotaron al asistente de todas las fotos, todas las preguntas y respuestas posibles y todas las opciones de información que puede requerir un amante de las empanadas para para que los clientes tuvieran la mejor experiencia, las opciones claras y las respuestas inmediatas. En minutos configuraron el BOT en el WhatsApp y las redes de En.Panas. Le añadieron una capa adicional de tecnología con PowerBI que permite visualizaciones inmediatas y muy sencillas de la información del funcionamiento del negocio. Ese fue el fin del cuaderno donde Carolina y su socia anotaban cuántos pedidos había despachado, de los ejercicios de adivinación tratando de prever cuáles serán los picos de demanda, las necesidades de la próxima semana, y de las cuentas “de servilleta” sobre las ventas y la facturación de la semana pasada.


Carolina y su socia se están volviendo todas unas empresarias. Como miles de personas creativas y resilientes, se reinventaron para sobrellevar las limitaciones de los tiempos retadores de la pandemia, y como muchos otros, tenían escasos conocimientos en tecnología y limitados recursos para pensar en cómo ser más eficientes y crecer su negocio sin multiplicar los costos. La solución de SEAQ, cuyo costo inicia en 50 mil pesos mensuales, fue el facilitador de su éxito y Andrés puso a punto un producto sencillo de comercio electrónico que está al alcance de cualquier persona y que promete ser la solución para los colombianos recursivos que han logrado encontrar nuevas oportunidades en medio de las restricciones y el confinamiento. Para Carolina y su socia, esta solución de SEAQ ha resultado ágil, intuitiva, innovadora y muy eficiente. “Vamos muy bien, tenemos nuestra página, nuestros clientes y cada día más gente nueva que llega a probar las empanadas. Es una solución para pequeñas y grandes empresas, que da eficiencia, presencia y formalidad al negocio, lo que brinda seguridad al cliente y atrae ventas”, señala.


La nube al alcance de todos


La solución de SEAQ, TuBot.app tuvo su origen en el sueño de apoyar a los microemprendimientos, pero ha ido expandiéndose y haciéndose cada vez más robusta para poder atender a todo tipo de necesidades. Como el servicio está alojado en la nube Azure de Microsoft, puede crecer y adaptarse a cualquier escala, no depende de ninguna infraestructura, no requiere ni siquiera de un computador en manos del emprendedor. SEAQ asegura que, además de la integración con la pasarela de pagos, ya está buscando conectar a un servicio de envíos y domicilios que complemente la oferta, que siga con el principio de todo automatizado y que asegure la mejor experiencia para los clientes y las mayores eficiencias para los emprendedores y empresarios. La idea es que detrás de la sencillez de implementación y casi sin darse cuenta, SEAQ ponga en manos de los colombianos una herramienta poderosa para cualquiera que, sin saber de tecnología, esté buscando ser muy eficiente a bajo costo, con todos los beneficios del comercio electrónico, los pagos virtuales, la automatización y la analítica.


“Actualmente, para una solución con los componentes que tiene En.Pana cobramos una mensualidad de 50 mil pesos y 0.25% por transacción, que se aplicará cuando se use la pasarela de pagos. Por lo pronto, cuando se trata de personas naturales y nuevos emprendimientos, se hace a través de una billetera electrónica tipo Nequi”, agrega Mujica. Además de En.Panas, SEAQ ya ha implementado esta solución en otros emprendimientos similares. Su propósito, señala Michael Wager, VicePresidente de Desarrollo de Negocios, es masificar este servicio no solo en Colombia sino en la región. “Estamos muy tranquilos frente a la escalabilidad del negocio, porque trabajamos sobre Azure serverless. A nivel de arquitectura está pensado en que sea cloud y escale siempre”, añade.


“Nuestra solución usa servicios de Azure serverless (informática sin servidor), bases de datos, inteligencia artificial, lenguaje natural e integración con redes sociales y plataformas de mensajería. El asistente TuBot.app está programado para responder un alto porcentaje de pedidos, tiene reconocimiento de texto y la posibilidad de determinar qué está preguntando el usuario para guiarlo en el menú, y permite al emprendedor dedicarse de lleno a su negocio”, explica Mujica.


“Uno aprende de cada cliente y ese conocimiento ayuda a los demás. Es un trabajo colaborativo, con la retroalimentación que recibimos seguimos agregando detalles, funciones. Es una base común que va creciendo a medida que la llevemos al mercado”, concluye Mujica. La versatilidad de la plataforma permite integrar nuevas funcionalidades y servicios, como Power BI o Dynamics, para llevar y proyectar inventarios o contabilidad. El bajo costo y la posibilidad de implementación en emprendimientos de diversos campos desmitifica la creencia de que subirse a la nube es costoso y solo las grandes empresas pueden lograrlo. La solución de SEAQ TuBot.app evidencia cómo la tecnología impulsa la reactivación económica incluyente generando oportunidades y competitividad a partir de ideas innovadoras.

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